안녕하세요 타 대학교에 합격하여 예치금 환불을 받으려합니다

공지사항을 확인해보니 입학 포기 각서 작성할때  “환불학생 면담 및 입학 포기 각서 양식의 3항목”은 적지말고 제출하라 써있는데 여기서 말하는 “환불학생 면담”이 입학 포기 각서 양식 1항목 두번째에 적힌 ”면담내용(면담 교수 작성)“ 인거죠?

그럼 최종적으로 1항목은 “학생 인적사항(학생 본인 작성)”만 직접 ​적고 아래 면담내용 란은 비워두기+2항목 작성+3항목 비워두기

이렇게 제출하면 되는걸까요?

추가로 제가 현재 개인사정때문에 전화가 불가능하여 학과장님께 문자로 입학 포기 사유 적어서 보내려하는데 포기 사유만 전달되면 예치금 환불 처리에 문제 되는건 없는거겠죠.?!